คำนวณกำลังคนขั้นต่ำต่อกะ: จากคน-กะเหลือจำนวนคนที่ต้องมีจริง

เผยแพร่ 17 ตุลาคม 2569 · เริ่มต้นจัดเวร · อ่านประมาณ 10 นาที · บทความทั้งหมด

บทความตารางเวรผิดพลาด 10 ข้อที่มักพลาด พูดถึงการคำนวณความต้องการเป็น "คน-กะ" ไว้สั้นๆ บทความนี้ต่อยอดให้ครบขั้นตอน ตั้งแต่หาความต้องการ เทียบกับกำลังการจัดของทีม หักวันลาที่รู้ล่วงหน้า ไปจนถึงได้ตัวเลขจำนวนคนขั้นต่ำที่ต้องมีจริงในรอบนั้น ไม่ใช่แค่ "มีคนพอหรือยัง" แบบคร่าวๆ

ตัวอย่างทั้งหมดในบทความนี้เป็นข้อมูลสมมติ ใช้เพื่อแสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่ตัวเลขที่เหมาะกับทุกทีม และบทความนี้ไม่ได้ระบุเพดานชั่วโมงหรือเวลาพักที่ถูกต้องตามกฎหมาย เพราะขึ้นกับกฎหมายแรงงานและข้อตกลงของแต่ละที่ทำงาน

1. ทวนจุดที่พลาดบ่อย: นับ "ความต้องการ" แต่ไม่เทียบกับ "กำลังการจัด"

ตัวอย่างสมมติ: ร้านกาแฟเปิด 3 กะต่อวัน (เช้า บ่าย ดึก) ต้องการพนักงาน 2 คนต่อกะ ทุกวันตลอด 7 วันต่อสัปดาห์ ความต้องการรวมคือ 2 × 3 × 7 = 42 คน-กะ ต่อสัปดาห์ ตัวเลขนี้คือจำนวนช่องทำงานที่ต้องมีคนเติม ไม่ใช่จำนวนพนักงานที่ต้องจ้าง สองตัวเลขนี้เป็นคนละเรื่องกัน และเป็นจุดที่ปนกันได้ง่าย

ฝั่งกำลังการจัดต้องคำนวณแยก: ถ้าแต่ละคนทำได้ไม่เกิน 6 กะต่อสัปดาห์ตามเพดานชั่วโมง ทีมที่มี 7 คนจะมีกำลังการจัดสูงสุด 7 × 6 = 42 คน-กะ พอดีเท่ากับความต้องการ ฟังดูเหมือนพอดี แต่ "พอดีเป๊ะ" ต่างจาก "พอจริง" ตรงที่ตัวเลขนี้ยังไม่หักวันลาหรือเผื่ออะไรไว้เลย ส่วนถัดไปจะแสดงว่าทำไมตัวเลขที่ "พอดี" บนกระดาษ มักไม่พอในทางปฏิบัติ

2. สี่ตัวเลขที่ต้องมีก่อนตอบว่า "คนพอไหม"

คำถาม "คนพอไหม" ตอบด้วยความรู้สึกไม่ได้ ต้องมีตัวเลขสี่ตัวนี้ก่อน

1. ความต้องการต่อรอบ (คน-กะ) = จำนวนกะต่อวัน × จำนวนคนขั้นต่ำต่อกะ × จำนวนวันในรอบ
2. กำลังการจัดสูงสุดของทีม (คน-กะ) = ผลรวมเพดานกะต่อคนของทุกคนในทีม เพดานนี้ไม่จำเป็นต้องเท่ากันทุกคน บางทีมตั้งเพดานต่างกันเป็นรายคนตามข้อตกลงหรือสัญญาจ้าง ถ้าเป็นแบบนั้นให้รวมของจริงเป็นรายคน ไม่ใช่ใช้ค่าเฉลี่ยคูณจำนวนคน เพราะค่าเฉลี่ยจะซ่อนคนที่เพดานต่ำกว่าปกติไว้
3. กะที่หายไปจากวันลาที่รู้ล่วงหน้า (คน-กะ) = นับทุกวันลาที่ได้รับอนุมัติแล้วก่อนเริ่มจัดรอบนี้ ไม่ว่าจะเป็นวันลาพักร้อนที่แจ้งมาก่อน หรือวันที่ตกลงไว้แล้วว่าหยุด
4. กำลังการจัดที่ใช้ได้จริงของรอบนี้ (คน-กะ) = กำลังการจัดสูงสุด − กะที่หายไปจากวันลาที่รู้ล่วงหน้า

เพดานกะต่อคนในข้อ 2 หาได้จากเพดานชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่ที่ทำงานตกลงไว้ หารด้วยชั่วโมงต่อกะ แล้วปัดเศษลง เช่น เพดานสมมติ 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ กะละ 8 ชั่วโมง ได้ 48 ÷ 8 = 6 กะต่อสัปดาห์ (ตัวเลข 48 ชั่วโมงเป็นข้อมูลสมมติเพื่อแสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่เพดานที่ถูกต้องตามกฎหมาย) ทีมที่ตั้งเพดานเป็นชั่วโมงอยู่แล้วจึงแปลงเป็นกะเองได้ก่อนเริ่มคำนวณ

กฎง่ายๆ คือ ถ้า กำลังการจัดที่ใช้ได้จริง น้อยกว่า ความต้องการ แปลว่าคนไม่พอตั้งแต่ก่อนเริ่มจัด ต้องแก้ไขก่อนลงมือ เช่น หาคนเพิ่ม ขยับเพดานของบางคนถ้าทำได้ตามข้อตกลง หรือลดความต้องการบางกะที่ยืดหยุ่นได้ ไม่ใช่ลงมือจัดไปก่อนแล้วมาพบว่าขาดคนตอนใกล้ประกาศตาราง ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่แก้ยากกว่ามาก

3. ตัวอย่างสมมติแบบเต็ม: ทีมที่ "พอดี" บนกระดาษ แต่ขาดจริงเมื่อมีคนลา

ต่อจากร้านกาแฟในหัวข้อที่ 1: ความต้องการ 42 คน-กะ ต่อสัปดาห์ ทีมมี 7 คนเต็มเวลา เพดานคนละ 6 กะต่อสัปดาห์เท่ากันทุกคน กำลังการจัดสูงสุด = 7 × 6 = 42 คน-กะ เท่ากับความต้องการเป๊ะ ส่วนต่างเริ่มต้นคือ 0

สัปดาห์นี้ พนักงานคนหนึ่งแจ้งลาพักร้อนล่วงหน้ามาก่อนแล้ว 2 กะ ซึ่งผู้จัดอนุมัติไว้ตั้งแต่เดือนก่อน กะที่หายไปจากวันลาที่รู้ล่วงหน้าจึงเท่ากับ 2 คน-กะ

ทีมนี้ขาดกำลังการจัด 2 คน-กะ ทั้งที่ตัวเลข "จำนวนคน" ดูพอดีตั้งแต่ต้น เพราะความพอดีนั้นไม่เคยเผื่อวันลาไว้เลย ถ้าผู้จัดไม่คำนวณขั้นนี้ก่อน จะมาพบว่าขาดคนก็ตอนลงมือจัดจริง ซึ่งตรงกับข้อพลาดที่อธิบายไว้ในบทความตารางเวรผิดพลาด 10 ข้อ

4. แก้ส่วนต่างที่ขาดอย่างไรได้บ้าง เมื่อรู้ตัวเลขแล้ว

เมื่อรู้ว่าขาด 2 คน-กะ ทางเลือกที่ทำได้จริงมีประมาณนี้ เรียงจากทำก่อนลงมือจัดไปจนถึงทำตอนจัด

• ตรวจเพดานของแต่ละคนอีกครั้งแบบรายคน ถ้ามีใครในทีมตกลงเพดานไว้สูงกว่า 6 กะต่อสัปดาห์ตามสัญญาหรือข้อตกลงเฉพาะของตัวเอง และยังไม่ถึงเพดานนั้นในรอบนี้ ให้ใช้กำลังส่วนนั้นก่อนหาทางอื่น เพราะไม่ต้องเพิ่มคนและไม่ผิดกฎที่ตกลงกันไว้
• รับคนเสริมเฉพาะช่วง ถ้าไม่มีใครมีเพดานเหลือ การจ้างคนเสริมมาคุม 2 กะที่ขาดตรงจุดนั้น ตรงเป้ากว่าการเพิ่มคนเต็มเวลาทั้งคนทั้งที่ต้องการแค่ 2 กะ
• ลดความต้องการเฉพาะกะที่ยืดหยุ่นได้จริง เช่น ถ้ากะดึกบางวันของร้านมีงานน้อยจนลดจาก 2 คนเหลือ 1 คนได้โดยไม่กระทบบริการ ให้ลดที่กะนั้นก่อน ไม่ใช่ลดกะที่ต้องมีคนครบ
• ย้ายกะข้ามคนในทีมที่ยังไม่ชนเพดาน ทำได้เฉพาะเมื่อยังมีคนในทีมที่ทำกะได้ตามคุณสมบัติและยังไม่ถึงเพดานของตัวเอง ถ้าทุกคนชนเพดานพอดีเหมือนในตัวอย่าง ทางนี้จะใช้ไม่ได้ ต้องกลับไปสองข้อแรก

สิ่งที่ไม่ควรทำคือฝืนจัดให้ครบ 42 คน-กะ โดยให้บางคนทำเกินเพดานที่ตกลงไว้ เพราะกฎที่ทีมตกลงกันไว้ เช่น เพดานชั่วโมงและจำนวนกะต่อสัปดาห์ ต้องมาก่อนความครบของตารางเสมอ ไม่ใช่ถูกยืดเพื่อแลกกับกะที่ดูครบบนหน้าจอ

5. จำนวนคนขั้นต่ำที่ต้องมี เมื่อรู้ว่าจะมีวันลาล่วงหน้าแน่ๆ

ถ้าอยากคำนวณล่วงหน้าว่าทีมควรมีกี่คน โดยรู้อยู่แล้วว่าจะมีวันลาเท่าไรในรอบนั้น และเพดานกะต่อคนเท่ากันทุกคน ใช้สูตรนี้ได้

จำนวนคนขั้นต่ำ = ปัดเศษขึ้นของ [(ความต้องการ + กะที่จะลาล่วงหน้า) ÷ เพดานกะต่อคน]

จากตัวอย่างเดิม: ความต้องการ 42 บวกกะที่ลา 2 รวมเป็น 44 หารด้วยเพดาน 6 กะต่อคน ได้ 44 ÷ 6 = 7.33 ปัดขึ้นเป็น 8 คน ทีมจึงควรมี 8 คนในรอบนี้ ไม่ใช่ 7 คน ถึงจะมีกำลังการจัดพอรองรับทั้งความต้องการและวันลาที่รู้อยู่แล้ว โดยไม่ต้องให้ใครทำเกินเพดาน

สูตรนี้ใช้ได้เฉพาะตอนที่เพดานเท่ากันทุกคน ถ้าทีมมีเพดานต่างกันเป็นรายคน (เช่น พาร์ทไทม์ทำได้น้อยกว่าเต็มเวลา) ให้รวมเพดานจริงของแต่ละคนเป็นผลรวมเดียวแทนการคูณค่าเฉลี่ย แล้วเทียบผลรวมนั้นกับความต้องการบวกวันลาโดยตรง วิธีนี้ตรงกว่าสูตรลัดเมื่อทีมมีคนหลายประเภท

6. ที่ยังไม่พอ: ไม่ได้เผื่อวันลาป่วยฉุกเฉิน

ตัวเลข "จำนวนคนขั้นต่ำ" ในหัวข้อที่แล้ว คำนวณจากวันลาที่ รู้ล่วงหน้า เท่านั้น ยังไม่ได้เผื่อวันที่มีคนป่วยกะทันหันซึ่งไม่มีใครรู้ล่วงหน้าได้ ทีมที่จัดกำลังคนให้พอดีเป๊ะกับตัวเลขขั้นต่ำ จะไม่เหลือที่ว่างเลยถ้ามีใครป่วยเพิ่มอีกหนึ่งกะ

วิธีที่ใช้ได้จริงคือเผื่อกำลังการจัดไว้เกินความต้องการเล็กน้อย เช่น วางแผนให้กำลังการจัดที่ใช้ได้จริงสูงกว่าความต้องการเล็กน้อย (ตัวอย่างสมมติ 1–2 คน-กะ ส่วนตัวเลขที่เหมาะกับทีมคุณควรดูจากความถี่ที่คนในทีมป่วยจริง) แทนการวางแผนให้เท่ากันเป๊ะ และมีรายชื่อคนที่พอเรียกเสริมได้ในกรณีฉุกเฉินเตรียมไว้ก่อน ไม่ใช่เริ่มโทรตามตอนกะนั้นมาถึงแล้ว เรื่องนี้มีรายละเอียดเพิ่มในบทความตารางเวรผิดพลาด 10 ข้อ ข้อที่พูดถึงแผนสำรอง

7. จำนวนคนพอ แต่ตำแหน่งไม่พอ ก็ยังขาดคนอยู่ดี

ตัวเลขทั้งหมดข้างบนนับเป็น "คน-กะ" รวม โดยยังไม่แยกว่าแต่ละกะต้องการคุณสมบัติหรือตำแหน่งอะไรบ้าง ในความเป็นจริง กะหนึ่งอาจต้องการคนสองคนที่ทำหน้าที่ต่างกัน เช่น งานที่มีตำแหน่งเฉพาะต้องขึ้นเวรอย่างเวรพยาบาลและทีมคลินิก ซึ่งแต่ละกะต้องมีคนที่มีคุณสมบัติตรงตำแหน่งครบ ไม่ใช่แค่นับหัวให้ครบจำนวน

ถ้ากะหนึ่งต้องการตำแหน่ง A หนึ่งคนกับตำแหน่ง B หนึ่งคน แล้วมีคนมาทำกะนั้นสองคนแต่ทั้งคู่ทำได้แค่ตำแหน่ง A กะนั้นยังขาดคนอยู่ดี แม้ตัวเลข "จำนวนคน-กะ" รวมจะครบ 2 ตามที่ตั้งไว้ วิธีที่ปลอดภัยกว่าคือคำนวณความต้องการและกำลังการจัดแยกเป็นรายตำแหน่ง ไม่ใช่รวมทุกตำแหน่งเป็นตัวเลขเดียว แล้วค่อยนำผลของแต่ละตำแหน่งมารวมดูภาพรวมอีกชั้นหนึ่ง

8. รายการตรวจก่อนลงมือจัด: 6 ข้อ

1. คำนวณความต้องการเป็นคน-กะต่อรอบ แยกตามตำแหน่งถ้ากะมีมากกว่าหนึ่งตำแหน่ง
2. คำนวณกำลังการจัดสูงสุดจากเพดานกะต่อคนจริงเป็นรายคน ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย
3. หักกะที่หายจากวันลาที่รู้ล่วงหน้าของรอบนี้ทั้งหมดออกจากกำลังการจัด
4. เทียบกำลังการจัดที่ใช้ได้จริงกับความต้องการ ถ้าน้อยกว่า ให้แก้ก่อนลงมือจัด ไม่ใช่หลังจัดเสร็จ
5. เผื่อกำลังการจัดส่วนเกินเล็กน้อยไว้สำหรับวันลาป่วยฉุกเฉินที่ไม่รู้ล่วงหน้า
6. ตรวจซ้ำแยกตามตำแหน่ง อย่าพอใจแค่ตัวเลขรวมที่ครบ

รายการนี้ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาทีถ้าทำเป็นตารางคำนวณไว้ล่วงหน้า และช่วยไม่ให้ต้องมาหาคนเพิ่มแบบเร่งด่วนตอนใกล้ประกาศตาราง ทีมที่ยังใช้ไฟล์อยู่สามารถวางสูตรเหล่านี้ลงในไฟล์ตารางเวร Excel ฟรี เพื่อให้คำนวณให้อัตโนมัติทุกครั้งที่ปรับจำนวนคนหรือวันลา

9. เมื่อตัวแปรมีหลายตัวพร้อมกัน การคำนวณด้วยมือจะช้าลง

ตัวอย่างในบทความนี้มีตัวแปรไม่มาก เพดานเท่ากันทุกคน ตำแหน่งเดียว และวันลาล่วงหน้าแค่ 2 กะ ทีมจริงมักมีมากกว่านี้ เพดานต่างกันเป็นรายคน หลายตำแหน่งในกะเดียว และวันลาที่ทยอยเข้ามาหลายรอบ การคำนวณทุกขั้นตอนด้วยมือยังทำได้ แต่ใช้เวลามากขึ้นเรื่อยๆ ตามจำนวนตัวแปร และพลาดง่ายขึ้นเมื่อต้องแก้ตัวเลขซ้ำหลังมีคำขอลาใหม่เข้ามา

โปรแกรมจัดเวรอย่าง TarangVane ให้ตั้งจำนวนคนและตำแหน่งที่ต้องมีต่อกะ พร้อมเพดานชั่วโมง (ต่อวัน ต่อสัปดาห์ ต่อเดือน) และจำนวนวันทำงานติดกันสูงสุด ตั้งเป็นรายประเภทการจ้างหรือรายคนไว้ล่วงหน้า กฎเหล่านี้มาก่อนความเท่าเทียมเสมอเมื่อสร้างร่างตาราง เริ่มฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 20 คน ไม่ต้องผูกบัตร วางรายชื่อทีมของตัวเองแทนข้อมูลตัวอย่างแล้วจัดตารางได้ทันที

ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนใช้:

• ระบบไม่ได้คำนวณแทนว่าทีมต้อง "จ้างเพิ่มกี่คน" ให้ ผู้จัดยังต้องคำนวณความต้องการและกำลังการจัดตามวิธีในบทความนี้ก่อน แล้วนำจำนวนคนต่อกะและเพดานชั่วโมงไปตั้งค่าในระบบ
• เมื่อกำลังการจัดไม่พอกับความต้องการจริงๆ ระบบจะแสดงจุดที่ยังขาดให้เห็น ไม่ได้ทำเป็นว่าตารางสมบูรณ์ แต่ไม่ได้ตัดสินใจแทนว่าจะแก้ด้วยวิธีไหนในสี่ข้อที่กล่าวไว้ในหัวข้อที่ 4
• ไม่ใช่เครื่องมือตรวจตามกฎหมายแรงงาน ตัวเลขเพดานชั่วโมงและจำนวนวันทำงานติดกันต้องตั้งเองให้ตรงกับข้อกำหนดของที่ทำงาน

สรุป

"มีคนพอ" ไม่ใช่คำตอบที่ได้จากความรู้สึก แต่ได้จากตัวเลขสี่ตัว ความต้องการต่อรอบ กำลังการจัดสูงสุด กะที่หายจากวันลาที่รู้ล่วงหน้า และกำลังการจัดที่ใช้ได้จริง เทียบสองตัวหลังนี้กับความต้องการก่อนลงมือจัดเสมอ ไม่ใช่หลังจัดเสร็จ และอย่าลืมเผื่อไว้สำหรับวันลาป่วยฉุกเฉินกับตรวจแยกตามตำแหน่งด้วย ไม่ใช่ดูแค่ตัวเลขรวมที่ดูครบ

อ่านต่อ: ตารางเวรผิดพลาด 10 ข้อที่มักพลาด · จัดตารางเวรให้ยุติธรรม · วิธีจัดตารางเวร 3 กะ

ติดตามบทความและไฟล์ใหม่ที่ เพจ Facebook หรือ LINE · มีคำถาม ติดต่อเรา